O que é conformidade com o GDPR? Significado e requisitos

O que é conformidade com o GDPR?

A conformidade com o GDPR é o processo de alinhar as práticas de dados organizacionais com os requisitos legais do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR). A conformidade com o GDPR garante a coleta, processamento, armazenamento e proteção legais de dados pessoais de indivíduos na União Europeia.

O Regulamento Geral de Proteção de Dados exige transparência, processamento legal e salvaguardas de segurança definidas. Os dados pessoais incluem qualquer informação que identifique direta ou indiretamente um indivíduo, como nomes, endereços de e-mail, números de identificação e identificadores on-line. O regulamento se aplica a qualquer organização que processe dados de residentes da UE, independentemente da localização.

Os dados de fiscalização confirmam a intensidade regulatória. O Enforcement Tracker relata mais de €4 bilhões em multas desde maio de 2018, demonstrando as significativas consequências financeiras da não conformidade em toda a União Europeia.

O que é o GDPR?

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) é uma lei de proteção de dados na União Europeia que se tornou aplicável em 25 de maio de 2018. Isso dá aos indivíduos mais controle sobre como seus dados são coletados, armazenados e usados pelas empresas.

Ela substituiu a Diretiva de Proteção de Dados 95/46/EC para estabelecer uma estrutura unificada de proteção de dados nos estados membros da UE.

O objetivo do GDPR é dar aos indivíduos maior controle sobre suas informações pessoais e garantir que as organizações processem esses dados de forma legal, justa e transparente. Ele define as responsabilidades dos controladores e processadores de dados e concede direitos aplicáveis aos indivíduos.

A fiscalização é realizada por autoridades de supervisão independentes em cada estado membro da UE. Essas autoridades monitoram a conformidade e investigam as violações previstas no regulamento.

Quem deve cumprir o GDPR?

A conformidade com o GDPR se aplica às organizações com base na forma como elas lidam com os dados pessoais de indivíduos localizados na União Europeia. A localização física por si só não determina a aplicabilidade.

Organizações estabelecidas na União Europeia

Qualquer organização que opere em um estado membro da UE deve cumprir se processa dados pessoais no curso de suas atividades. Isso se aplica independentemente de a organização ser grande ou pequena e se o processamento de dados é sua função principal ou uma atividade de suporte.

Organizações fora da UE que processam dados da UE

As organizações sediadas fora da UE devem cumprir se fornecerem produtos ou serviços a indivíduos localizados na UE. Isso inclui vendas on-line, serviços de assinatura ou plataformas digitais voltadas para usuários da UE.

Organizações que monitoram o comportamento de indivíduos na UE

As organizações de fora da UE devem cumprir se rastrearem, traçarem o perfil ou analisarem o comportamento de indivíduos na UE. Isso inclui tecnologias de rastreamento on-line, publicidade comportamental e análise de uso vinculada a indivíduos identificáveis.

Controladores de dados

Um controlador de dados decide por que os dados pessoais são coletados e como são processados. Os controladores definem a finalidade e determinam os métodos usados para o processamento. Eles são os principais responsáveis pelo tratamento legal e pela conformidade dos dados.

Processadores de dados

Um processador de dados processa dados pessoais em nome de um controlador. Os processadores devem seguir as instruções contratuais e implementar medidas de segurança apropriadas. Embora ajam sob orientação, eles têm obrigações diretas de conformidade sob o GDPR.

Entidades do setor público e privado

O GDPR se aplica tanto a instituições públicas quanto a organizações privadas se elas processarem dados pessoais cobertos. Agências governamentais, corporações, organizações sem fins lucrativos e parcerias estão dentro do escopo do tratamento de dados pessoais da UE.

Princípios fundamentais do GDPR

O GDPR se baseia em sete princípios fundamentais que definem como os dados pessoais devem ser tratados em cada estágio do processamento.

1. Legalidade, equidade e transparência

As organizações devem processar dados pessoais em uma base legal válida. Os indivíduos devem ser informados claramente sobre como seus dados são coletados, usados e armazenados. O processamento oculto ou propósitos pouco claros violam esse princípio.

2. Limitação de finalidade

Os dados pessoais devem ser coletados para fins específicos e legítimos. Ele não pode ser usado posteriormente para atividades não relacionadas que não foram divulgadas originalmente.

3. Minimização de dados

Somente os dados necessários para uma finalidade definida devem ser coletados. A coleta de informações excessivas ou irrelevantes vai contra esse princípio.

4. Precisão

Os dados pessoais devem ser mantidos precisos e atualizados. Informações incorretas ou desatualizadas devem ser corrigidas ou removidas sem demora.

5. Limitação de armazenamento

Os dados pessoais não devem ser mantidos por mais tempo do que o necessário. As organizações devem definir períodos de retenção e excluir dados com segurança quando eles não forem mais necessários.

6. Integridade e confidencialidade

Os dados pessoais devem ser protegidos contra acesso não autorizado, perda ou dano. Medidas de segurança técnicas e organizacionais apropriadas devem estar em vigor.

7. Responsabilidade

As organizações devem ser capazes de demonstrar conformidade com todos os princípios do GDPR. Isso inclui a manutenção de documentação, políticas e registros que comprovem práticas responsáveis de tratamento de dados.

Principais requisitos para conformidade com o GDPR

O cumprimento das obrigações do GDPR exige que as organizações tomem medidas legais, técnicas e organizacionais específicas para proteger os dados pessoais.

Aqui estão os principais requisitos para conformidade com o GDPR:

Estabeleça uma base legal para o processamento

Cada instância de processamento de dados pessoais deve se basear em uma base legal válida definida no GDPR. Isso pode incluir consentimento, necessidade contratual, obrigação legal, interesses vitais, tarefa pública ou interesses legítimos. As organizações devem documentar claramente a base legal escolhida.

Gerencie o consentimento adequadamente

Quando o consentimento é usado como base legal, ele deve ser dado livremente, específico, informado e inequívoco. Os indivíduos devem ter a capacidade de retirar o consentimento com a mesma facilidade com que o deram.

Habilitar os direitos do titular dos dados

As organizações devem ter procedimentos em vigor para responder às solicitações de indivíduos. Isso inclui fornecer acesso a dados pessoais, corrigir imprecisões, excluir dados quando necessário e apoiar solicitações de portabilidade dentro do prazo legal.

Implemente medidas de segurança apropriadas

As salvaguardas técnicas e organizacionais devem proteger os dados pessoais contra acesso, alteração ou perda não autorizados. Os controles de segurança devem corresponder à sensibilidade e ao nível de risco dos dados processados.

Nomear um oficial de proteção de dados (DPO) quando necessário

Algumas organizações devem designar um responsável pela proteção de dados. Isso se aplica quando as principais atividades envolvem monitoramento ou processamento em grande escala de dados confidenciais. O DPO supervisiona a conformidade e atua como um ponto de contato para as autoridades de supervisão.

Realizar avaliações de impacto na proteção de dados (DPIA)

Quando as atividades de processamento representam um alto risco aos direitos e liberdades dos indivíduos, as organizações devem realizar uma avaliação formal dos riscos. Um DPIA avalia o impacto potencial e define medidas de mitigação antes do início do processamento.

Relate violações de dados em 72 horas

As organizações devem notificar a autoridade supervisora relevante dentro de 72 horas após tomarem conhecimento de uma violação de dados pessoais, a menos que seja improvável que a violação represente um risco para os indivíduos. Em certos casos, os indivíduos afetados também devem ser informados.

Direitos dos titulares de dados de acordo com o GDPR

O GDPR concede aos indivíduos direitos específicos sobre seus dados pessoais, dando-lhes controle sobre como suas informações são usadas. Aqui estão esses direitos:

Direito de acesso

Os indivíduos têm o direito de solicitar a confirmação de que seus dados pessoais estão sendo processados. Eles podem obter uma cópia de seus dados junto com detalhes sobre como e por que eles estão sendo usados.

Direito à retificação

Se os dados pessoais estiverem imprecisos ou incompletos, as pessoas podem solicitar a correção. As organizações devem atualizar as informações incorretas sem atrasos desnecessários.

Direito ao apagamento (direito de ser esquecido)

Os indivíduos podem solicitar a exclusão de seus dados pessoais quando não forem mais necessários, quando o consentimento for retirado ou quando o processamento for ilegal. Certas obrigações legais podem limitar esse direito.

Direito à portabilidade de dados

As pessoas podem solicitar seus dados pessoais em um formato estruturado e comumente usado. Eles podem transferir esses dados para outro provedor de serviços quando o processamento é baseado em consentimento ou contrato.

Direito de restringir o processamento

Os indivíduos podem solicitar que seus dados sejam temporariamente restringidos ao processamento em circunstâncias específicas, como quando a precisão é contestada.

Direito de se opor

As pessoas podem se opor ao processamento de seus dados pessoais quando ele se baseia em interesses legítimos ou é usado para marketing direto. As organizações devem interromper o processamento, a menos que demonstrem motivos legítimos convincentes.

Penalidades e execução do GDPR

O GDPR inclui medidas rigorosas de fiscalização para garantir que as organizações levem a sério a proteção de dados.

A supervisão e a fiscalização são realizadas por autoridades independentes de proteção de dados em cada estado membro da UE. Essas autoridades investigam reclamações, conduzem auditorias e tomam medidas corretivas quando ocorrem violações.

Multas administrativas

O GDPR define dois níveis de multas administrativas, dependendo da gravidade da violação:

• Até €10 milhões ou 2% do volume de negócios anual global, o que for maior, para violações menos graves, como falhas na manutenção de registros ou medidas de segurança insuficientes.
  
  
• Até 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios anual global, o que for maior, para violações graves, como processamento ilegal, ignorância dos direitos dos titulares de dados ou violação de princípios fundamentais.
  

Medidas corretivas

Além das multas, as autoridades de supervisão podem emitir avisos, exigir que as organizações alterem as práticas de processamento, impor proibições temporárias ou permanentes ao processamento de dados ou solicitar a exclusão de dados.

Fatores que influenciam as penalidades

As autoridades consideram vários fatores ao determinar as penalidades. Isso inclui a natureza e a duração da violação, se foi intencional ou negligente, o número de indivíduos afetados e se a organização tomou medidas para mitigar os danos.

Como as organizações podem alcançar a conformidade com o GDPR?

As organizações podem alcançar a conformidade com o GDPR criando processos estruturados, responsabilidade clara e práticas sólidas de proteção de dados em suas operações diárias.

Identificar e mapear dados pessoais

Comece identificando quais dados pessoais são coletados, onde são armazenados, como eles se movem pelos sistemas e quem pode acessá-los. O mapeamento preciso dos dados cria visibilidade total e reduz áreas de risco desconhecidas.

Definir uma base legal para o processamento

Analise cada atividade de processamento e documente a base jurídica apropriada de acordo com o GDPR. Uma justificativa clara garante que a coleta e o uso de dados permaneçam legalmente válidos.

Atualizar avisos e políticas de privacidade

Forneça informações transparentes explicando como os dados pessoais são tratados. Os avisos de privacidade devem descrever claramente os propósitos, os períodos de retenção, os direitos individuais e os detalhes de contato.

Fortaleça os controles de segurança

Implemente proteções técnicas e organizacionais, como restrições de acesso, criptografia, monitoramento e testes regulares de segurança. Controles fortes reduzem a probabilidade de acesso ou perda não autorizados.

Estabeleça procedimentos para solicitações de titulares de dados

Crie fluxos de trabalho estruturados para responder às solicitações de acesso, correção, exclusão, restrição e portabilidade. Procedimentos definidos garantem que as respostas sejam precisas e entregues dentro dos prazos exigidos.

Nomear um oficial de proteção de dados quando necessário

Designe um responsável pela proteção de dados se as atividades de processamento envolverem monitoramento em grande escala ou tratamento de dados confidenciais. O DPO supervisiona a conformidade e serve como um ponto de contato regulatório.

Prepare um plano de resposta a violações

Desenvolva um processo de resposta a incidentes que abranja detecção, relatórios internos, avaliação de impacto, documentação e notificação dentro do requisito de 72 horas.

Realizar revisões e auditorias regulares

Realize avaliações periódicas de políticas, medidas de segurança e práticas de tratamento de dados. A análise contínua garante que a conformidade permaneça alinhada com as mudanças operacionais e regulatórias.

Como o CloudSEK oferece suporte à conformidade com o GDPR

Manter a conformidade com o GDPR exige que as organizações detectem rapidamente a exposição dos dados e reduzam o risco de acesso não autorizado. O CloudSEK fornece monitoramento digital de riscos e soluções de inteligência contra ameaças que ajudam a identificar credenciais expostas, bancos de dados vazados e informações confidenciais que circulam fora do ambiente controlado da organização.

O monitoramento externo da superfície de ataque do CloudSEK permite a detecção precoce de ativos expostos publicamente e sistemas mal configurados. Isso dá suporte aos requisitos do GDPR relacionados à segurança de dados, avaliação de riscos e prevenção de violações. Ao identificar riscos de terceiros e possíveis vazamentos de dados, o CloudSEK fortalece os controles preventivos e ajuda as organizações a reduzir a exposição regulatória antes que os incidentes aumentem.